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Gestione del tempo: obiettivo o processo

Scritto da Stefano

Ecco un’altra piccola dal corso di gestione del tempo che ho seguito e che trovo molto interessante.

Noi occidentali siamo molto abituati a pensare per obiettivi. Avrete sentito dire che “il fine giustifica il mezzo” (sempre restando nell’ambito della legalità, ovviamente).

Ma è la scelta migliore? O forse possiamo pensare e lavorare in modo differente?

Per arrivare ad un obiettivo prefissato si deve seguire un processo, un percorso. Ad esempio, se devo fare un tavolo, devo scegliere il legno, tagliare dei pezzi grezzi, rifinirli ed assemblarli. Lo stesso vale per qualsiasi altro lavoro: si arriva al risultato facendo un percorso che sarà composto da un certo numero di passi (più o meno numerosi, più o meno semplici).

Non pensare all’obiettivo

La tecnica di focalizzarsi sul processo ci chiede di non pensare all’obiettivo (fare il tavolo), ma di concentrarci sulla perfetta esecuzione dei passi. Ad esempio il passo di scegliere il legno deve essere accurato e preciso. Se scelgo male il legno, al passo successivo potrei trovarmi con una tavolata deformata e dover ripartire daccapo.

Fare bene ogni passo porta a due vantaggi principali: ottimizzo l’esecuzione di quel passo per le volte successive, perché vi presto attenzione, sperimento alternative, trovo nuove soluzioni per completarlo più velocemente o con maggiore qualità. In secondo luogo, se i passi sono ottimizzati è molto probabile che l’obiettivo si raggiunga “da solo” e con un ottimo livello di qualità.

Viceversa, concentrandosi sull’obiettivo finale, nel processo si cercheranno scorciatoie: questo è probabile che porti ad una esecuzione non ottima e quindi più lenta e/o con una qualità minore.

Il pianoforte

Si dice che non basta saper suonare perfettamente tutte le note del pianoforte per saper suonare una melodia. Ed è vero.

Attenzione quindi che fare bene i passi del processo non significa fare perfettamente delle operazioni “a sé stanti” che poi non sono legate con le altre (come l’esecuzione delle singole note). I passi sono sì un elemento “finito” del sistema, ma la loro esecuzione deve essere anche in funzione di quello che verrà dopo.

Il muratore, l’intonacatore ed il pittore

Se avete mai ristrutturato casa, troverete in tutti questi ragionamenti un caso pratico eccezionale.

Un muratore vi alza un muro di mattoni nuovo. Lo segue un intonacatore che stende l’intonaco e successivamente un pittore che lo tinteggia. Tipicamente avrete l’intonacatore che tirerà maledizioni al muratore (passo precedente) perché il muro è molto storto e deve correggerlo con spessori diversi di intonaco (che non è la soluzione migliore).

Poi arriverà il pittore che avrà da ridire sul’intonacatore che avrà steso l’intonaco in malo modo per cui la pittura risulta non uniforme ed il pittore, prima di fare il suo vero lavoro, dovrà andare di rasante per sistemare il fondo.

Questo è un classico processo dove tutti lavorano per “mandare avanti le cose” senza ottimizzare il proprio passo. E questa mancanza di ottimizzazione si riflette ai passi successivi che si allungano, costano di più, avranno una qualità inferiore e, peggio del peggio, costringono qualcuno a fare un lavoro diverso da quello nel quale è specializzato.

Fare bene per chi viene dopo

Questa mentalità del “fare bene per chi viene dopo” è assolutamente scarsa nella nostra cultura. In qualsiasi ambito lavorativo.

Ma non solo è scarsa nella relazioni tra persone o reparti diversi coinvolti in un lavoro, spesso è scarsa anche in quei processi dove siamo noi gli unici esecutori.

Per gli informatici

Un esempio dal mondo dell’informatica. Chi scrive programmi deve spesso usare parti fatte da altri (chiamate librerie software) perché non può partire sempre da zero (un muratore compra i mattoni, non li fabbrica).

C’è quindi un processo di selezione del lavoro altrui (quali mattoni usare) per utilizzarli nel lavoro da fare (il muro da costruire). La selezione è un passo del processo che spesso viene fatta in modo superficiale. L’obiettivo infatti è finire il lavoro, perché perdere tempo nel selezionare il materiale di partenza quando mi serve semplicemente un “mattone”?

Il risultato sicuro al 100% è che quel mattone poi o non andava bene (e si deve rifare il muro) o non era adeguato alla struttura da creare (serviva un mattone pieno e abbiamo preso un forato). Ma va anche peggio: mentre un mattone è un oggetto relativamente semplice con eventualmente una scheda tecnica, quando si sceglie una libreria software fatta da altri, questa contiene quasi sempre una vastità di concetti e di funzioni che andrebbero studiate.

Questo è un altro passo del processo che sarebbe necessario affrontare con attenzione e tempo, tempo che sarà poi guadagnato nei passi successivi e nei lavori successivi che utilizzeranno la stessa libreria software. Per non parlare dalla qualità finale.

Conclusione

Questa introduzione sul processo dovrebbe stimolarci a fare almeno una prova. Troviamo processo che eseguiamo, spacchiamolo in passi e proviamo ad vedere come li facciamo, se possiamo farli meglio o se vengono eseguiti in un certo modo “solo per abitudine”.


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Stefano

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