Benessere

Gestione del tempo: misurare l’urgenza

Scritto da Stefano

Avere un corretto senso dell’urgenza è abbastanza naturale, sappiamo quando siamo agli sgoccioli con il tempo per completare una attività e quindi come questa diventi ogni giorno o ogni ora più urgente.

Nel fare una pianificazione, però, si può cadere in errori molto comuni che poi fanno sballare la tabella delle priorità e ci portano nel quadrante 1 (molto importante, molto urgente) da quale vogliamo stare assolutamente fuori.

Misurare con la data di scadenza

Partiamo con un esempio. Abbiamo un lavoro da consegnare per il 30 giugno, con importanza di livello 8.

Oggi è l’1 giugno, quindi il livello di urgenza è basso. Ecco il primo errore e la domanda che manca: quando tempo ci vuole per fare quel lavoro? Supponiamo ci vogliamo 4 giorni.

Di conseguenza il 26 giugno, se non abbiamo già iniziato il lavoro, saremo già nella condizione peggiore. La data importante quindi non è la data di consegna, ma la data di inizio del lavoro. La data di consegna verrà rispettata di conseguenza.

Il secondo errore è quello di proiettarsi con la mente al 26 giugno e pensare che sia distante. di conseguenza tenere una urgenza troppo bassa. Guardate l’opera grafica che ho fatto qui sotto:

E’ il mese di giugno. Vediamo subito un altro errore: il 26 giugno non va bene per l’inizio dei lavori, perché in mezzo ci sono sabato e domenica. La nostra data va anticipata di 2 giorni, il 24 giugno.

E’ ancora lontana, se non fosse che il 2 giugno è festa e magari il primo giugno parte del gruppo di lavoro farà ponte. Ci ritroviamo quindi ad avere solo 15 giorni prima dell’inizio ultimo dei lavori. Abbiamo quasi dimezzato l’iniziale tempo percepito e l’urgenza a questo punto forse merita di essere aumentata.

Urgenza senza data di scadenza

La data di scadenza ci dà un metodo quasi matematico per calcolare l’urgenza. Ma se la nostra attività impostante non avesse una data scadenza? Sembra strano? Eppure ce ne sono moltissime, specie in azienda:

  • la formazione
  • team building
  • prototipi e sperimentazione
  • rotazione del lavoro

Anche la vita privata ha molte attività che classifichiamo come importanti ma che non hanno una data di scadenza, vi lascio trovare le vostre.

In queste situazioni, anche se ci è chiara l’importanza, non avendo un termine temporale, non riusciamo a collocarle nel giusto posto nella scala delle priorità.

Pensiamo alla formazione in azienda o agli spazi per “pensare” a nuove soluzioni o esplorare nuove tecnologie. Tutti sanno che sono importanti, ma quasi mai le pianificano con un scadenza e quindi una urgenza e quindi una priorità.

Mettere una data di scadenza a queste attività è fuorviante perché, non essendo vincolante, verrà regolarmente spostata per abbassare la priorità “alla bisogna”. Inutile negarlo: se non c’è un cliente che chiama per far rispettare una data, questa magicamente si sposta in là nel tempo.

La soluzione è semplice: l’urgenza non viene misurata questa volta con il tempo che si accorcia, ma con il tempo che si allunga. Quanto tempo è passato dall’ultima formazione? Questa è una misura non modificabile e molto precisa.

Nella nostra scaletta delle priorità nell’attività senza scadenza andrà inserito il tempo passato e una relativa formula per dare una urgenza crescente man mano che cresce il tempo.

Non calcolare scadenze per queste attività

La tentazione di dire: la precedente formazione è stata fatta in giugno, voglio farla ogni sei mesi e quindi la data di scadenza per la prossima formazione è dicembre, va evitata. Come abbiamo visto, le date di scadenza per questo tipo di attività vengono spostate con una facilità incredibile andando a far perdere la priorità che qualcosa di importante aveva acquisito.


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