Benessere

Gestione del tempo: importanza e urgenza

Scritto da Stefano

L’importanza e l’urgenza sono due elementi fondamentali della gestione del tempo (time management). Almeno questo sto imparando al breve corso a cui partecipo.

Molte volte si confondono e si utilizzano nel modo sbagliato portando a una organizzazione del tempo e delle attività errata.

Importanza

L’importanza è un valore assoluto, indipendente dal tempo (almeno nel breve periodo).

Ad esempio la propria salute è importante. L’avere o capelli in ordine è meno importante della salute, anche se persone diverse daranno una importanza diversa a questo fattore estetico.

Un cliente che potrebbe procurare una cospicua quantità di lavoro è importante. Un cliente che invece è noto per non confermare i lavori, è meno importante dell’altro.

Urgenza

L’urgenza è invece un concetto strettamente legato al tempo.

Se ho una tassa da pagare improrogabilmente per domani, quella azione ha una determinata urgenza. La stessa tassa, una settimana prima, aveva viceversa una urgenza molto più bassa.

Leggi anche: come misurare l’urgenza.

L’errore

L’errore che spesso si fa è chiamare importante un qualcosa solo perché è urgente.

Dovremmo invece capire quale è la sua priorità e non è scontato che sia conveniente rispettare la scadenza e non pagare in ritardo la tassa se vi sono altre cose con priorità maggiore (che, non fatte, creerebbero un danno più grande).

Priorità

La priorità è quindi pensabile come la moltiplicazione dell’importanza e dell’urgenza.

P = I x U

Misurandole da 1 a 10 entrambe, una cosa ha priorità massima se vale 100, minima se vale 1.

Matrice di Eisenhower

Semplificando al massimo i valori in poco importante, molto importante e poco urgente, molto urente si costruisce un quadrato diviso in 4 parti, ognuna rappresentante una coppia di urgenza e importanza.

L’immagine ha i colori scelti male, perché lo scopo dell’organizzazione del tempo è di non finire mai nel quadrante 1. Quando sei nel quadrante 1 significa che hai l’acqua alla gola, non avrai più tempo di organizzarti e questo peggiorerà ulteriormente le cose.

Attenzione che con il passare del tempo, mentre l’importanza di una cosa non cambia (le abbiamo date un valore assoluto), l’urgenza cambia e aumenta, portando gli elementi del 2 sull’1 e del 4 sul 3.

Anche il 3 è un quadrante che ha una sua criticità.

Ad esempio se pagare una tassa non è importante perché accettabile la penale per un ritardo, nel tempo quella penale crescerà trasformando una cosa da poco importante a molto importante.

A quel punto la tassa si è trasformata in una cosa diversa: sarà una tassa non pagata con già una penale incollata sopra. La tassa originale mantiene il suo livello di importanza basso, quella nuova un livello più alto.

La lista di priorità

La lista da provare a compilare per non finire nel quadrante 1 è ovviamente molto semplice e si fa con banale foglio Excel (ad esempio). Le colonne sono:

  1. attività
  2. importanza (da 1 a 10)
  3. urgenza (da 1 a 10)
  4. priorità (importanza x urgenza)

Dove sta la parte difficile? Nel determinare l’importanza. E’ una cosa molto più complessa di quanto si possa pensare e una volta fatto e moltiplicato per l’urgenza, si possono ottenere risultati di priorità inattesi.

L’urgenza va aggiornata ogni giorno, ovviamente, all’avvicinarsi delle scadenze.

Conclusione

Per quanto sia una visione semplificata della vita reale (lavorativa o privata), questa semplificazione dà spazio ad alcuni ragionamenti che magari non avremmo fatto… perché non abbiamo tempo di farli.

Organizzare il tempo richiede del tempo, ma la somma dei tempi di organizzazione e realizzazione tendono ad essere minori che quelli di pura realizzazione andando a caso.

Riferimenti


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